สรุปบทที่ 3 การพัฒนาระบบสารสนเทศ

สรุปบทที่  3  การพัฒนาระบบสารสนเทศ

  การวางแผนระบบสารสนเทศ   แบ่งออกไดเป็นหัวข้อย่อยคือ

1.              แนวคิด    การวางแผนระบบสารสนเทศ   คือการคาดการณ์ผลลัพธ์ของการนำระบบสารสนเทศมาใช้  เพื่อประกอบการดำเนินงานทางธุรกิจ  ตลอดจนการกำหนดวิธีปฏิบัติเพื่อให้ระบบสารสนเทศที่นำมาใช้บรรลุเป้าหมายขององค์การที่ตั้งไว้ล่วงหน้า

2.             กลยุทธ์ธุรกิจ  การวางแผนระบบสารสนเทศมีความสัมพันธ์อย่างใกล้ชิดกับกลยุทธ์ธุรกิจ  ก่อนที่จะทำการวางแผนระบบสารสนเทศควรมีความเข้าใจความหมายของกลยุทธ์ธุรกิจและการกำหนดกลยุทธ์ธุรกิจโดยมีรายละเอียดดังนี้

2.1  ความหมาย   กลยุทธ์  หมายถึง  ศาสตร์หรือศิลป์ที่ใช้ในการบังคับบัญชากองทัพ  ในเวลาต่อมามีการนำกลยุทธ์  ไปใช้ในหลากหลายแนวทาง  โดยเฉพาะในส่วนการดำเนินงานเชิงรุกของธุรกิจ  ภายใต้ข้อจำกัดของสภาพแวดล้อมภายนอกซึ่งทวีความรุนแรงทั้งจากความซับซ้อน  โดยกลยุทธ์ทางธุรกิจสามารถแบ่งได้เป็น  3  ระบบ  ดังนี้

2.1.1   กลยุทธ์ระดับบริษัท  ถูกกำหนดโดยผู้บริหารระดับสูงขององค์การ  มีขอบเขตครอบคลุมทั่วทั้งองค์การในระยะยาวโดยการค้นหาคำตอบว่าองค์การควรดำเนินธุรกิจอะไรและมีการจัดสรรทรัพยากรอย่างไร

2.1.2  กลยุทธ์ระดับหน่วยธุรกิจ  มักจะถูกกำหนดโดยผู้บริหารระดับกลางและให้ความสำคัญกับการแข่งขันของธุรกิจในแต่ละอุตสาหกรรม

2.1.3  กลยุทธ์ระดับหน้าที่งาน  จะถูกกำหนดโดยหัวหน้างานตามหน้าที่งานทางธุรกิจ  มีขอบเขตครอบคลุมการดำเนินงานตามหน้าทีของหน่วยงานเพื่อให้การดำเนินงานประสบผลสำเร็จภายใต้ช่วงเวลาที่แน่นอน

2.2  การกำหนดกลยุทธ์ธุรกิจ   มีกลยุทธ์พื้นฐาน  2   กลยุทธ์ดังนี้

กลยุทธ์ที่  1  ต้นทุนต่ำที่สุด  คือการใช้กลยุทธ์การบริหารต้นทุนดำเนินงานของธุรกิจให้ต่ำที่สุดเท่าที่จะเป็นไปได้

กลยุทธ์ที่  2  ความแตกต่างของผลิตภัณฑ์  คือการใช้กลยุทธ์ด้านการสร้างจุดเด่นของสินค้าหรือบริการ  ให้มีความแตกต่างจากคู่แข่งทางธุรกิจ

การกำหนดกลยุทธ์เพื่อวางตำแหน่งของธุรกิจ  3  วิธี  ดังนี้

วิธีที่  1  กลยุทธ์แบบหลากหลาย

วิธีที่  2  กลยุทธ์แบบสนองความต้องการ

วิธีที่  3  กลยุทธ์แบบการเข้าถึง

3.             กระบวนการวางแผน   จำแนกกระบวนการวางแผนระบบสารสนเทศได้เป็น  5  ขั้นตอน

ขั้นตอนที่  1  การกำหนดเป้าหมายและวัตถุประสงค์ถือเป็นงานแรกของการวางแผนระบบสารสนเทศ  เพื่อให้ได้เป้าหมายและวัตถุประสงค์  ซึ่งนำมาใช้เป็นแนวทางของการวางแผนในขั้นต่อไป

ขั้นที่  2  การวางแผนสิ่งแวดล้อม  เป็นการค้นหาผลกระทบที่มีต่อแผนระยะยาวของการนำระบบสารสนเทศมาใช้งานโดยต้องพิจารณาถึงสิ่งแวดล้อม  2  ส่วน   สิ่งแวดล้อมภายในองค์การและสิ่งแวดล้อมภายนอกองค์การ

ขั้นที่  3  การจับประเด็นกลยุทธ์  โดยพิจารณาเลือกทิศทางที่องค์การจะก้าวไปในอนาคตหรือในระยะยาวเพื่อการบรรลุเป้าหมายที่ตั้งไว้ในขั้นตอนที่  1 

ขั้นตอนที่  4  การกำหนดนโยบาย  เป็นการจัดทำแผนปฏิบัติงาน  ในส่วนระบบสารสนเทศที่สอดคล้องกับกลยุทธ์ที่กำหนดไว้  ภายใต้แผนกลยุทธ์ระบบสารสนเทศ

ขั้นตอนที่  5  การกำหนดขั้นตอนการทำงาน  เป็นการนำนโยบายมาแตกย่อยเป็นวิธีและขั้นตอนปฏิบัติงาน  ที่กำหนดโดยผู้บริหารระดับล่างขององค์การ  และถูกนำมาใช้เพื่อควบคุมการทำงานของผู้

ปฏิบัติงาน

4.             การวางแผนเชิงกลยุทธ์  มีกระบวนการที่แตกต่างจากกระบวนการวางแผนระบบสารสนเทศในข้อ  3  ดังนี้

ขั้นตอนที่  1  การกำหนดภาระหน้าที่ของหน่วยงานสารสนเทศ

ขั้นตอนที่  2    การประเมินสภาวะแวดล้อม

ขั้นตอนที่  3  การกำหนดวัตถุประสงค์  โดยกำหนดวัตถุประสงค์ด้านสารสนเทศให้สอดคล้องกับวัตถุประสงค์ขององค์การ

ขั้นตอนที่  4  การกำหนดแนวทางกลยุทธ์

ขั้นตอนที่  5  การกำหนดนโยบายสารสนเทศ

ขั้นตอนที่  6  การสร้างแผนระยะยาวและระยะสั้น

ขั้นตอนที่  7  การดำเนินการตามแผนระยะสั้นและระยะยาวที่วางไว้

การเลือกใช้เทคโนโลยีสารสนเทศ  จำแนกเป็น  2  หัวข้อ คือ

1.                 การประยุกต์ใช้เทคโนโลยีสารสนเทศในปัจจุบัน   องค์การนิยมนำมาประยุกต์ใช้ในปัจจุบัน มีดังนี้

1.1       เทคโนโลยีคอมพิวเตอร์  ปัจจุบันมีแนวโน้มที่จะใช้ฮาร์ดแวร์ขนาดเล็กลงและมีประสิทธิภาพการใช้งานสูงขึ้นทั้งๆต้นทุนฮาร์ดแวร์ต่ำลง  อีกทั้งยังมีการใช้งานด้านระบบเครือข่ายละสื่อสารข้อมูลเข้าร่วมด้วย

1.2       เทคโนโลยีบานข้อมูล ปัจจุบันธุรกิจมีการใช้ฐานข้อมูลเชิงสัมพันธ์ในการจัดเก็บข้อมูล  การประมวลละเรียกใช้สารสนเทศอย่างมีประสิทธิภาพ

1.3       เทคโนโลยีอีคอมเมิร์ซ  มักใช้ในองค์การที่เล็งเห็นความสำคัญ  ในส่วนของการประกอบธุรกรรมทางการค้าผ่านสื่ออิเล็กทรอนิกส์ทั้งในรูปแบของการสับเปลี่ยนข้อมูลทางอิเล็กทรอนิกส์

1.4       เทคโนโลยีด้านการรับชำระหนี้ค่าสินค้าหรือบริการ  ปัจจุบันมีความร่วมมือระหว่างธนาคารและองค์การ  ห้างร้านทั่วไป  ในการนำเทคโนโลยี  บัตรเครดิต  บัตรเดบิต  การโอนเงินทางอิเล็กทรอนิกส์  เช็คอิเล็กทรอนิกส์  และเงินสดอิเล็กทรอนิกส์

1.5       เทคโนโลยีด้านความมั่นคงของระบบข้อมูล  โดยองค์การธุรกิจซึ่งมีการใช้เทคโนโลยีคอมพิวเตอร์ร่วมกับระบบเครือข่ายข้อมูล  จำเป็นจะต้องติดตั้งด่านบุกรุก  ซอฟต์แวร์ต่อต้านไวรัส

1.6       เทคโนโลยีการทำดิจิทัลให้เหมาะที่สุด  ที่นิยมใช้ในสำนักงานไร้กระดาษ  โดยการจัดก็บเอกสารในรูปแบบอิเล็กทรอนิกส์ที่มีความเหมาะสม

1.7       เทคโนโลยีไร้สาย  ถือเป็นรูปแบบการเคลื่อนย้ายข้อมูลจากคอมพิวเตอร์เครื่องหนึ่งไปยังคอมพิวเตอร์อีกเครื่องหนึ่งผ่านคลื่นอากาศ  โดยไม่มีความจำเป็นต้องใช้สายไฟหรือสายโทรศัพท์

1.8       เทคโนโลยีสำนักงานเสมือน   คือ  การทำงานที่ไม่จำเป็นต้องใช้สำนักงานโดยสามารถทำงานคนเดียวหรือทำงานเป็นกลุ่ม  สมาชิกของกลุ่มร่วมงานอาจไม่จำเป็นต้องมีการรวมตัวอยู่ในสถานที่เดียวกัน

1.9       เทคโนโลยีระบบประยุกต์ด้านการสื่อสาร  โดยใช้ความสามารถด้านการสื่อสารแบบอิเล็กทรอนิกส์  เช่น  อีเมล์    ไปรษณีย์เสียง    ข่าวสารแบบกรณีตัวอย่าง

2.                แนวโน้มเทคโนโลยีสารสนเทศในอนาคต

2.1       ชิป  จาก อัตราส่วนต้นทุนต่อผลการปฏิบัติงานของชิปนับเป็นปัจจัยหนึ่งที่ถูกนำมาใช้ เป็นตัววัดพลังอำนาจของเครื่องคอมพิวเตอร์ซึ่งถูกนำมาใช้ปฏิบัติงานแทนคน  ด้วยประสิทธิภาพที่เหนือกว่านับ  100   เท่า

2.2       หน่วยเก็บ  ปัจจุบันได้ปรับปรุงประสิทธิภาพของหน่วยเก็บควบคู่ไปกับความเร็วในการประมวลผลของชิป  เนื่องด้วยความสามารถในการเก็บข้อมูลในเชิงปริมาณมากมีความจำเป็นต่อระบบประยุกต์ชั้นสูง

2.3       สภาพแวดล้อมเชิงอ็อบเจกต์   เป็นนวัตกรรมใหม่ในส่วนการเขียนโปรแกรมและการใช้คอมพิวเตอร์ โดยส่งผลให้มีการลดต้นทุนการเขียนโปรแกรม  และการบำรุงรักษาระบบสารสนเทศ      เทคโนโลยีเชิงอ็อบเจกต์จะช่วยการสนับสนุนการใช้ข้อมูลร่วมกันและการนำข้อมูลกลับมาใช้ใหม่

2.4       เครื่องคอมพิวเตอร์ที่ซ่อมบำรุงด้วยตนเอง  ได้มีการพัฒนาเครื่องคอมพิวเตอร์ที่ซ่อมบำรุงด้วยตนเอง  ลำดับแรกเป็นเครื่องซุปเปอร์คอมพิวเตอร์  ชื่อเอลิซา  ซึงมีความสามารถในการคำนวณด้วยความเร็วสูงสุด  อีกทั้งยังมีความสามารถซ่อมบำรุงและดำเนินงานเอง  โดยปราศจากการเข้าแทรกแซงของมนุษย์

2.5       คอมพิวเตอร์แบบควอนตัม  มีการศึกษาค้นคว้า  ซึ่งนำไปสู่การผลิตหน่วยคำนวณที่เล็กสุด  และหากการค้นค้านี้ประสบผลสำเร็จ  เครื่องคอมพิวเตอร์ที่ถูกผลิตขึ้นโดยใช้เทคโนโลยีจะมีความเร็วการประมวลผลที่สูงกว่าเครื่องซุปเปอร์คอมพิวเตอร์  ซึ่งมีความเร็วสูงสุดหลายร้อยเท่า

2.6       นาโนเทคโนโลยี  ใน อนาคตอาจมีการผลิตเครื่องคอมพิวเตอร์ที่ประกอบจากโมเลกุลที่มีความเร็วสูง สุด ซึ่งมีโครงสร้างแบบคริสตัล และมีขนาดเล็กมากจนสามารถพกติดตัวได้  โดยใช้ไฟน้อยมาก  อีกทั้งยังประกอบด้วยเก็บความจุสูง  ซึ่งได้รับการป้องกันจากไวรัสคอมพิวเตอร์  การชนและข้อบกพร่องอื่นๆ

การได้มาซึ่งระบบสารสนเทศ   มี  3  แนวทางที่ธุรกิจสามารถจัดหาระบบสารสนเทศมาใช้ภายในองค์การดังนี้

แนวทางที่  1  การจัดซื้อซอฟต์แวร์เชิงพาณิชย์   ธุรกิจสามารถเลือกใช้  2  รูปแบบ

รูปแบบที่  1  ระบบพร้อมสรรพ   คือ ซอฟต์แวร์ที่ได้รับการพัฒนาอย่างเสร็จสมบูรณ์  และผ่านการทดสอบโปรแกรมเรียบร้อยแล้ว

รูปแบบที่  2  ระบบแกนหลัก  คือ ซอฟต์แวร์ประกอบด้วยโครงสร้างของระบบพื้นฐาน  โดยมีการวางแผนโปรแกรมตรรกะของการประมวลผลไว้ล่วงหน้า  และผู้ขายจะต้องทำการออกแบบในส่วนต่อประสานกับผู้ใช้

แนวทางที่  2  การใช้บริการภายนอก     เป็นรูปแบบของการจัดจ้างองค์การภายนอกให้ทำการพัฒนาซอฟต์แวร์เชิงพาณิชย์   มักจัดอยู่ในรูปแบบของระบบสนับสนุนจากผู้ขาย  ซึ่งก็คือซอฟต์แวร์เชิงพาณิชย์ที่ถูกสั่งทำขึ้น  โดยผ่านการออกแบบ  ทำให้เกิดผลและการบำรุงซอฟต์แวร์ที่สนองตอบความต้องการของลูกค้า

แนวทางที่  3  การพัฒนาระบบขึ้นใช้งานในองค์การเอง   ใน ขั้นแรกของการพัฒนาระบบขึ้นใช้งานในองค์การเองนั้นองค์การจำเป็นต้องจัดตั้ง ทีมงานพัฒนาระบบโดยคัดเลือกจากบุคลากรด้านสารสนเทศภายในองค์การเอง

การพัฒนาระบบ  คือ  แนวทางหนึ่งของการได้มาซึ่งระบบสารสนเทศ  เพื่อใช้ในองค์การ  ถือเป็นแนวทางที่อาจใช้เงินลงทุนและช่วงเวลาในการพัฒนาระบบค่อนข้างสูง  ต้องสร้างทีมงานพัฒนาระบบขึ้นภายในองค์การเองแต่ระบบที่ได้มักตรงกับความต้องการของงผู้ใช้มากที่สุด  มี  3  หัวข้อ คือ 

1.             ระเบียบวิธีพัฒนาระบบ  จำแนกได้  5  วิธี  คือ 

1.1   วิธีการพัฒนาโดยใช้แบบจำลองน้ำตก   มีหลายรูปแบบ  คือ  แบบอนุรักษ์  แบบตรวจทบทวน       แบบเหลื่อม

1.2  วิธีการพัฒนาโดยใช้ต้นแบบ  เป็นวิธีที่คล้ายคลึงกับแบบจำลองน้ำตกแต่จะมีการแทรกขั้นตอนการพัฒนาต้นแบบอยู่ระหว่างขั้นตอนของการวิเคราะห์ระบบและออกแบบระบบ

1.3  วิธีการพัฒนาระบบประยุกต์อย่างเร็ว  การพัฒนาระบบในแต่ละขั้นตอนโดยใช้  2  วิธีข้างต้นอาจทำให้งานล่าช้าไม่ทันกับความต้องการได้  จึงได้มีการค้นคิดวิธีการพัฒนาระบบประยุกต์อย่างเร็ว

1.4  วิธีการพัฒนาแบบยืดหยุ่น  เป็นแนวโน้มหนึ่งของการพัฒนาระบบแบบยืดหยุ่นโดยยินยอมให้มีการเปลี่ยนแปลงความต้องการ  ขณะที่อยู่ในระหว่างการดำเนินงาน  โดยมีการจัดการประชุมแบบเผชิญหน้ากัน

1.5  วิธีการพัฒนาระบบแบบร่วมมือ  เป็นกระบวนการด้านการเก็บรวบรวมข้อมูลและวิเคราะห์ความต้องการของผู้ใช้ที่เน้นความร่วมมือ  โดยมีการจัดการประชุมกลุ่มที่ประกอบด้วยผู้ใช้ระบบ  ผู้มีส่วนได้เสีย  รวมทั้งทีมงานพัฒนาระบบ  เพื่อร่วมกันวิเคราะห์ระบบที่มีอยู่เดิม

วิธีขั้นพื้นฐานให้องค์การสามารถนำมาประยุกต์ใช้ร่วมกับ  5   วิธีขั้นต้น  ดังนี้

วิธีที่  1  วิธีจากล่างขึ้นบน คือวิธีการพัฒนาระบบสารสนเทศจากระบบเดิมที่มีอยู่ไปสู่ระบบใหม่ที่ต้องการ

วิธีที่  2  วิธีจากบนลงล่าง  คือวิธีพัฒนาระบบที่เหมาะสมที่สุดกับการจัดการระบบสารสนเทศเชิงกลยุทธ์  โดยพิจารณาถึงความต้องการของผู้บริหารระดับสูงเป็นหลักและไม่คำนึงถึงระบบเดิมที่มีอยู่ในปัจจุบัน

2.             วัฏจักรการพัฒนาระบบ  จำแนกได้เป็น  5  ขั้นตอน 

2.1  การวางแผนระบบ  จะประกอบด้วยงาน  2  ส่วน  คือ

2.1.1  การกำหนดและเลือกโครงการ

2.1.2  การริเริ่มและวางแผนโครงการ

       2.2 การวิเคราะห์ระบบ  เป็นการวิเคราะห์สถานการณ์ทางธุรกิจ  ผ่านการกำหนดความต้องการ  เพื่อนำไปสู่การกำหนดโครงสร้างของความต้องการนั้นๆ

       2.3  การออกแบบระบบ  เป็นการนำผลลัพธ์ที่ได้จากการวิเคราะห์ระบบมาทำการออกแบบระบบใหม่  ภายใต้คุณลักษณะที่ต้องการ  ลำดับการออกแบบโดยทั่วไปมีดังนี้

1.  การออกแบบรายงานและจอภาพ

2.  การออกแบบข้อมูลนำเข้า

3.  การออกแบบผังงานระบบ

4.  การออกแบบฐานข้อมูลเชิงตรรกะ

5.  การสร้างต้นแบบ

ประเภทของการออกแบบระบบ  แบ่งได้เป็น  2  ประเภท  คือ  การออกแบบระบบเชิงตรรกะและการออกแบบระบบเชิงกายภาพ

    2.4  การทำให้เกิดผล  เป็นการติดตั้งและใช้งานระบบที่พัฒนาขึ้นใหม่  โดยประกอบด้วยขั้นตอน ดังนี้

2.4.1  การพัฒนาโปรแกรม  คุณสมบัติของการพัฒนาโปรแกรมที่ดี  มีดังนี้

1.  มีการสร้างฐานข้อมูลที่มีโครงสร้างตามที่ได้ออกแบบไว้

2.  มีการพัฒนาโปรแกรมจากที่ได้วิเคราะห์และออกแบบไว้

3.  มีการเลือกภาษาที่เหมาะสม  และพัฒนาต่อได้ง่าย

4.  มีการใช้เครื่องมือเคสช่วยพัฒนาโปรแกรม

5.  มีการจัดทำเอกสารประกอบการพัฒนาโปรแกรม

2.4.2   การทดสอบโปรแกรม

2.4.3  การอบรมผู้ใช้

2.4.4  การทำให้เกิดผล  ขั้นตอนปลีกย่อยของการทำให้เกิดผล  มีดังนี้

1.  ศึกษาสภาพแวดล้อมของพื้นที่ที่จะติดตั้ง

2.  เตรียมอุปกรณ์ส่วนต่างๆให้พร้อม

3.  เตรียมทีมงานผู้เชี่ยวชาญ  และฝ่ายสนับสนุนเทคนิค

4.  ลงซอฟต์แวร์ต่างๆให้ครบถ้วน

5.  ดำเนินการใช้ระบบใหม่

6. จัดเตรียมเอกสารประกอบและคู่มือการใช้งาน

2.4.5 การประเมินผลระบบ

2.5  การสนับสนุนระบบ   ขั้นตอนการบำรุงรักษามีดังนี้

1.  การแก้ไขโปรแกรม  จะต้องทำการแก้ไขทันทีที่พบข้อผิดพลาด

2.  การขยายระบบ  โดยเพิ่มเติมมอดูล   และอุปกรณ์เท่าที่จำเป็น

3.  การบำรุงรักษา  ทั้งด้านซอฟต์แวร์และฮาร์ดแวร์

3.  วิศวกรรมสารสนเทศ  เป็นวิธีที่มีความสอคล้องกับการพัฒนาระบบสารสนเทศเชิงกลยุทธ์  มากกว่าการพัฒนาระบบตามขั้นตอนของวัฏจักรการพัฒนาระบบโดยมักนำมาใช้ร่วมกับวิธีการพัฒนาระบบจากบนลงล่างที่ประกอบด้วย  4  ขั้นตอน  คือ  การวางแผนกลยุทธ์สารสนเทศ  การวิเคราะห์ส่วนของธุรกิจ  การออกแบบระบบ  และการสร้างระบบ

4.  ปัจจัยที่ส่งผลกระทบต่อการพัฒนาระบบ    ต้องคำนึงถึงปัจจัยพื้นฐาน  3  ปัจจัย  ซึ่งมีส่วนเกี่ยวข้องกับการวางแผนกลยุทธ์ของธุรกิจ  ดังนี้ 

4.1  กลยุทธ์ของธุรกิจ  ในส่วนการพัฒนาระบบสารสนเทศ  ธุรกิจควรทำการกำหนดกิจกรรมการทำงานของระบบสารสนเทศให้มีความสอดคล้องกับแผนกลยุทธ์ด้านระบบสารสนเทศและแผนกลยุทธ์ของธุรกิจ

4.2  เทคโนโลยีสารสนเทศ  มีผลกระทบที่มักเกิดจากความก้าวหน้าของเทคโนโลยีสารสนเทศอย่างต่อเนื่อง  ส่งผลให้ต้องปรับเปลี่ยนกระบวนการทำงานของระบบสารสนเทศให้สอดคล้องกับการใช้เทคโนโลยีสารสนเทศ

4.3  วัฒนธรรมองค์การ  ในการปรับเลี่ยนกระบวนการทำงาน  ที่อาจส่งผลกระทบต่อพฤติกรรมการทำงานของพนักงานในบางกรณี  อาจมีการสร้างวัฒนธรรมการทำงานรูปแบบใหม่ขึ้น

เทคนิคการใช้แผนภาพกระแสข้อมูล

   แผนภาพกระแสข้อมูลเป็นเครื่องมือหนึ่งที่นิยมนำมาใช้ในการวิเคราะห์ระบบเชิงโครงสร้างเพื่อแสดงทิศทางการส่งผ่านข้อมูลในระบบ  ความสัมพันธ์ระหว่างข้อมูลรับเข้าและข้อมูลส่งออกกับกระบวนการ  ที่บ่งชี้ถึงขั้นตอนการทำงานของระบบ  แต่ไม่สื่อให้เห็นถึงวิธีประมวลผลของระบบ

    การใช้เทคนิคแผนภาพกระแสข้อมูลจะเป็นการนำเสนอองค์ประกอบของข้อมูล   หน่วยเก็บข้อมูล  กระบวนการและหน่วยงานที่เป็นจุดเริ่มต้นและสิ้นสุดของข้อมูล  โดยใช้สัญลักษณ์ที่สื่อความหมายให้เข้าใจได้และเขียนในลักษณะของรูปภาพหรือแผนภูมิ

 สัญลักษณ์ที่ใช้สร้างแผนภาพ   นิยมใช้สัญลักษณ์ทีถูกคิดค้นโดย  2  กลุ่มบุคคล

1.             มาตรฐานของเกนและซาร์สัน

2.             มาตรฐานของดีมาร์โคและโยร์ดอน

สัญลักษณ์ที่ใช้ในการสร้างแผนภาพกระแสข้อมูล  จะประกอบด้วย  4 ส่วนประกอบ  คือ กระบวนการ  กระแสข้อมูล หน่วยเก็บข้อมูลและหน่วยงานหรือเอนทิตีภายนอก

ระดับของแผนภาพ  แบ่งออกเป็น  3  ระดับคือ

ระดับที่  1  แผนภาพบริบท  คือ  โครงสร้างเริ่มแรกซึ่งแสดงให้เห็นภาพรวมและขอบเขตของระบบงาน  ในการเขียนแผนภาพจะเริ่มต้นจาการวางสัญลักษณ์ของหนึ่งกระบวนการที่ใช้แทนระบบงานไว้กลางหน้ากระดาษ  และวางสัญลักษณ์ของเอนทิตีภายนอกที่เกี่ยวข้องทั้งหมดของระบบงานไว้รอบๆกระบวนการ

ระดับที่  2 แผนภาพระดับหนึ่ง  คือโครงสร้างที่ใช้อธิบายในรายละเอียดของแผนภาพบริบทที่เปรียบเสมือนกล่องดำ  ซึ่งต้องการอธิบายเพิ่มเติม  เป็นการนำกระบวนการหลักมาขยายรายละเอียดให้ชัดเจน

ระดับที่  3 แผนภาพระดับสอง  คือโครงสร้างที่ใช้อธิบายในรายละเอียดของแผนภาพระดับหนึ่ง  โดยมีการนำกระบวนการทั้งหมดของแผนภาพระดับหนึ่งมาขยายรายละเอียดให้ชัดเจนยิ่งขึ้นในแต่ละกระบวนการ

เทคนิคการใช้แผนภาพกระแสงาน

    แผนภาพกระแสงาน  เป็นอีกเครื่องมือหนึ่งที่นิยมนำมาใช้ในการสื่อสารระหว่างผู้พัฒนาระบบ  เพื่อให้มีความเข้าใจตรงกันถึงระบบที่กำลังเป็นเป้าหมายของการพัฒนา

    ในการเขียนแผนภาพกระแสงานจะสามารถใช้สัญลักษณ์และสัญรูปใดๆก็ได้ที่สามารถสื่อถึงความหมายต่อผู้รับ  ซึ่งอาจเขียนในลักษณะของระบบคือเริ่มจากข้อมูลรับเข้าไปสู่กระบวนการและไปสู่ข้อมูลส่งออก

การจัดสรรทรัพยากรสารสนเทศ

1.                แนวคิด

2.                กระบวนการจัดการ   กระบวนการจัดการทรัพยากรสารสนเทศประกอบด้วยขั้นตอนดังนี้

2.1       การวางแผน

2.2       การจัดโครงสร้าง

2.3       การจัดลำดับงาน

2.4       การควบคุม

2.5       การสั่งการ

2.6       การรายงาน

2.7       การจัดทำงบประมาณ

3.                การจัดการทรัพยากรฮาร์ดแวร์   ผู้บริหารจำเป็นต้องรู้จักอุปกรณ์ทุกชนิดที่นำมาใช้  เพื่อสามารถบริหารการใช้ทรัพยากรได้อย่างถูกต้อง  โดยเฉพาะอุปกรณ์ด้านหน่วยเก็บข้อมูลอิเล็กทรอนิกส์ควรจะต้องมีการประมาณความจุข้อมูลที่เหมาะสม

4.                การจัดการทรัพยากรซอฟต์แวร์    ซอฟต์แวร์ ในที่นี้จะหมายรวมถึงซอฟต์แวร์ระบบและซอฟต์แวร์ระบบประยุกต์ตลอดจนซอฟต์แวร์ ของระบบสื่อสารซึ่งโดยปกติมูลค่าของการลงทุนด้านซอฟต์แวร์จะสูงกว่ามูลค่า การลงทุนด้านฮาร์ดแวร์เป็นสองเท่า  ผู้บริหารจึงต้องตัดสินใจในการจัดหาแลละใช้ประโยชน์จากซอฟต์แวร์

5.                การจัดการทรัพยากรข้อมูล   ธุรกิจจะจัดเก็บข้อมูลไว้ในฐานข้อมูลของระบบคอมพิวเตอร์  ซึ่งจะต้องอาศัยซอฟต์แวร์ระบบจัดการฐานข้อมูลเป็นเครื่องมือช่วยในส่วนของการจัดเก็บค้นคืนและควบคุมความบูรณภาพของข้อมูล

6.                การจัดการทรัพยากรระบบสื่อสารและเครือข่าย  ระบบข่าวสารขององค์การส่วนใหญ่จำเป็นต้องใช้เทคโนโลยีสื่อสารและเครือข่ายซึ่งเป็นพื้นฐานของการทำธุรกิจอิเล็กทรอนิกส์  จึงควรคำนึงการเลือกช่องทางการสื่อสารทั้งชนิดใช้สายและไร้สายรวมทั้งความเร็วในการถ่ายทอดข้อมูล โทโพโลยี  ของระบบเครือข่าย  ขอบเขตการใช้งานของระบบเครือข่าย  ปัจจุบันมีผู้ให้บริการระบบเครือข่ายที่เรียกว่า  เครือข่ายมูลค่าเพิ่ม

โครงสร้างหน่วยงานสารสนเทศ      โครงสร้างทั่วไปของหน่วยงานสารสนเทศแบ่งออกได้เป็น  3  ส่วน  ดังนี้

1.                หน่วยวิเคราะห์และออกแบบระบบ

2.                หน่วยเขียนชุดคำสั่ง

3.                หน่วยปฏิบัติการและบริการ

บุคลากรด้านสารสนเทศ

1.                หัวหน้างานพนักงานสารสนเทศ  คือ  ผู้บริหารระดับสูงขององค์การ  มีหน้าที่ควบคุมดูแลงานด้านการบริหารระบบสารสนเทศและมีหน้าที่รับผิดชอบด้านการวางแผน

2.                นักวิเคราะห์ระบบ  คือ บุคลากรผู้ทำหน้าที่วิเคราะห์และออกแบบระบบประยุกต์ใช้งานในองค์การ  โดยระบบซึ่งเป็นเป้าหมายของการพัฒนาควรตรงตาวัตถุประสงค์ขององค์การและตรงกับความต้องการของผู้ใช้

3.                ผู้เขียนชุดคำสั่ง  คือ  บุคลากรผู้ทำหน้าที่เขียนชุดคำสั่งเพื่อการควบคุมงานที่ปฏิบัติในระบบต่างๆ  การทำงานจะต้องสร้างกระบวนการคิดเป็นระบบและขั้นตอน  แบ่งออกเป็น  2  กลุ่ม คือ  ผู้เขียนชุดคำสั่งระบบ   และผู้เขียนชุดคำสั่งประยุกต์ใช้งาน

4.                ผู้ควบคุมเครื่องคอมพิวเตอร์  คือ  บุคลากรผู้ทำหน้าที่ดูแลและควบคุมการทำงานของเครื่องคอมพิวเตอร์  มักเป็นผู้มีความรู้ด้านระบบคอมพิวเตอร์และเครือข่ายเป็นอย่างดี  โดยทำการวิเคราะห์หาสาเหตุและแก้ไขการหยุดชะงักของระบบได้

5.                ผู้จัดตารางเวลา  คือ  บุคลากรผู้ทำหน้าที่จัดสรรเวลาใช้เครื่องให้กับงานแต่ละงานเพื่อให้การใช้เวลาในการประมวลผลข้อมูลเป็นไปอย่างมีประสิทธิภาพ  ซึ่งควรจะต้องมีความรู้และความเข้าใจในลักษณะงาน  และการทำงานด้านการประมวลผลข้อมูลของระบบคอมพิวเตอร์เป็นอย่างดี

6.                บรรณารักษ์     คือ  บุคลากรที่ทำหน้าที่เก็บรักษาสื่อบันทึกซึ่งใช้จัดเก็บข้อมูลและชุดคำสั่งระบบงาน  มีการจัดทำรายการ  และดรรชนี  เพื่อช่วยให้การค้นหาข้อมูลเป็นไปอย่างรวดเร็ว  อีกทั้งควรจัดเก็บสื่อในที่ปลอดภัยเพื่อเพิ่มความมั่นคงด้านข้อมูล

7.                พนักงานบันทึกข้อมูล  คือ  บุคลากรผู้ทำหน้าที่นำข้อมูลจากเอกสารเบื้องต้นมาจัดให้อยู่ในรูปแบบที่ส่วนเครื่องคอมพิวเตอร์สามารถเข้าใจได้  เช่น  การบันทึกข้อมูลผ่าโปรแกรมระบบประยุกต์เพื่อไปจัดเก็บยังสื่อบันทึก  เช่น  แผ่นจานแม่เหล็ก  เป็นต้น

(  เอกสารอ้างอิง    รุจิจันทร์    พิริยะสงวนพงศ์.  สารสนเทศทางธุรกิจ.  )