สรุปบทที่ 5 ระบบสารสนเทศเพื่อการบริหารทรัพยากรมนุษย์
ระบบสารสนเทศเพื่อการบริหารทรัพยากรมนุษย์ หมายถึง ระบบที่ใช้สนับสนุนการทำงานภายใต้กิจกรรมด้านต่างๆของการบริหารทรัพยากรมนุษย์
การบริหารงานบุคคลและการบริหารทรัพยากรมนุษย์ หมายถึง กระบวนการในการสรรหา คัดเลือกและบรรจุบุคคลที่เหมาะสมเข้าทำงานในองค์การในจำนวนที่เพียงพอและเหมาะสม รวมทั้งการบำรุงรักษา
องค์ประกอบของการบริหารทรัพยากรมนุษย์ มี 3 องค์ประกอบคือ
1. บริหาร คือ ลูกจ้าง ผู้ปฏิบัติหน้าที่ด้านการจัดสรรทรัพยากรที่ใช้ภายในองค์การ ทั้งในส่วนของทรัพยากรมนุษย์ เงินและทรัพย์สินต่างๆ โดยแบ่งระดับของผู้บริหารออกเป็น 3 ระดับ คือ ผู้บริหารระดับสูง ผู้บริหารระดับกลาง และผู้จัดการระดับล่าง
2. การบริหาร ซึ่งถือเป็นทั้งศาสตร์และศิลป์ที่ผสมผสานกันระหว่างความรู้และประสบการณ์โดยกำหนดหน้าที่ของการบริหาร 5 ประการ คือ การวางแผน การจัดองค์การ การจัดคนเข้าทำงาน การอำนวยการ และการควบคุม
3. ทรัพยากร มนุษย์เป็นปัจจัยหนึ่งในหลายปัจจัยที่มีความสำคัญยิ่งต่อความสำเร็จของ องค์การอีกทั้งช่วยสร้างภาพพจน์ในองค์การในฐานะผู้สร้างสรรค์ผลผลิตและการ บริการออกสู่ประชาชน
หลักการบริหารทรัพยากรมนุษย์
ธุรกิจจะยึดถือหลักการของ 2 ระบบ คือ ระบบอุปถัมภ์ และ ระบบคุณธรรม แต่การดำเนินธุรกิจด้านการบริหารทรัพยากรมนุษย์ในปัจจุบันระบบคุณธรรมเป็น พื้นฐานในทุกขั้นตอนของกระบวนการบริหารทรัพยากรมนุษย์ มีหลักการ4 ข้อ ดังนี้
1. หลักความรู้ ทุกคนที่เข้ามาปฏิบัติหน้าที่ขององค์การจะต้องศึกษาหาความรู้เพิ่มเติมอยู่เสมอ
2. หลักความสามารถ บุคคลทุกคนล้วนมีคุณค่าต่อองค์การเสมอ แต่หากบุคคลใดที่ความสามารถสร้างผลงานที่มีมูลค่าสูงสุด บุคคลนั้นจะมีคุณค่าสูงสุดด้วย
3. หลักความมั่นคง เป็นหน้าที่ขององค์การที่จะต้องทำให้บุคคลเป็นผู้มีความมั่นคงในอาชีพ
4. หลัก ความเป็นกลางทางการเมือง ในบางครั้งที่องค์การมีผู้มีอิทธิพลและมีผู้มีตำแหน่งหน้าที่สูงกว่าผู้อื่น หรืออาศัยความเป็นเครือญาติเป็นเครื่องมือช่วยส่งเสริมความก้าวหน้าใน หน้าที่การงาน
จากหลักการทั้ง 4 ข้อนี้ ส่งผลให้องค์การเกิดภารกิจด้านการบริหารทรัพยากรมนุษย์ทั้ง 4 ด้าน ดังนี้
1. การสรรหา คือ การเสาะแสวงหาบุคคลผู้มีความรู้ และความสามารถที่เหมาะสมกับงาน สามารถปรับตนเองให้เข้ากับวัฒนธรรมขององค์การ
2. การพัฒนา คือ การดำเนินการใดๆเพื่อส่งเสริมให้บุคลากรมีความรู้ความสามารถ ทัศนคติ และประสบการณ์เพิ่มขึ้น
3. การธำรงรักษา คือ ความพยายามขององค์การที่จะทำให้บุคลากรมีความพึงพอใจในการทำงาน ตลอดจนมีการสร้างบรรยากาศให้บุคลากรมีขวัญและกำลังใจในการปฏิบัติงาน
4. การใช้ประโยชน์ คือ การใช้บุคคลให้เหมาะสมกับงานเพื่อให้องค์กรได้รับผลประโยชน์อย่างสูงสุด
ประโยชน์ที่คาดว่าจะได้รับ
ผลประโยชน์ซึ่งคาดว่าองค์การและบุคคลที่เกี่ยวข้องจะได้รับมีดังนี้
1. ผู้บริหารสามารถเพิ่มขีดความสามารถด้านการวางแผนทรัพยากรมนุษย์
2. ผู้บริหารสามารถจัดสรรบุคคลให้เหมาะสมกับงานตลอดจนการสร้างระบบการประเมินผลการปฏิบัติงานที่ดี แลมีประสิทธิภาพ
3. บุคลากรจะได้รับการพัฒนาตนเองทั้งในส่วนความรู้ ความสามารถและประสบการณ์ทำงาน ตลอดจนมีความก้าวหน้าในอาชีพ
4. บุคลากรทำงานได้อย่างเต็มศักยภาพ และมีความพอใจกับผลงานที่ได้รับ จึงมีขวัญและกำลังใจในการทำงาน
5. บุคลากรจะได้รับการปรับปรุงคุณภาพชีวิต และมีสภาพการทำงานที่ดีขึ้น
6. องค์กรบรรลุเป้าหมายในการทำงานและดำเนินงานได้อย่างเต็มที่
7. องค์กรมีโอกาสที่จะพัฒนาความร่วมมือและร่วมใจการทำงาน
8. สังคมอยู่ได้อย่างสันติสุข เนื่องจากบุคคลในสังคมมีรายได้จากการทำงาน
9. ประเทศชาติมีฐานะทางเศรษฐกิจที่ดีขึ้น เพราะองค์การเติบโตอย่างมั่นคง
สารสนเทศเพื่อการบริหารทรัพยากรมนุษย์ หมายถึง สารสนเทศ ที่ได้จากการประมวลผลของสารสนเทศเพื่อการบริหารทรัพยากรมนุษย์ซึ่งมักจะเกิด ขึ้นซ้ำๆกันเป็นวัฏจักรเริ่มตั้งแต่มีการสรรหาและว่าจ้างบุคลากรเข้าทำงาน จนกระทั่งบุคคลผู้นั้นพ้นสภาพจากการเป็นบุคลากรของบริษัทไป
การจำแนกประเภทของสารสนเทศ
สารสนเทศเพื่อการบริหารทรัพยากรมนุษย์ สามารถจำแนกได้เป็น 3 ประเภท ตามระดับของการบริหารงานขององค์การ ดังนี้
1. สารสนเทศเชิงปฏิบัติการ คือ สารสนเทศที่ได้รับจากการปฏิบัติงานด้านต่างๆของการบริหารทรัพยากรมนุษย์ และมีการนำเสนอต่อผู้บริหารระดับล่าง ดังนี้
1.1 สารสนเทศด้านการคัดเลือก คือ สารสนเทศที่ประกอบด้วย ผลการสัมภาษณ์ผู้สมัครงาน รายชื่อผู้สมัครที่ผ่านการคัดเลือกและจดหมายแจ้งผลการสัมภาษณ์
1.2 สารสนเทศด้านการบรรจุเข้ารับตำแหน่งงาน คือ สารสนเทศที่ประกอบด้วย สถิติการเข้ามอบตัวของผู้ผ่านการคัดเลือก คำสั่งบรรจุและแต่งตั้งบุคลากรที่อาจจัดเก็บอยู่ในระบบประมวลภาพให้ผู้ใช้สืบค้นได้ตามที่ต้องการ
1.3 สารสนเทศด้านประวัติบุคลากร คือ สารสนเทศที่ประกอบด้วยประวัติส่วนตัวของบุคลากรและประวัติการทำงาน ข้อมูลทักษะความชำนาญงานของบุคลากรรายบุคคล ตลอดจนประวัติการโยกย้ายและการเลื่อนตำแหน่ง
1.4 สารสนเทศด้านการประเมินผลการปฏิบัติงาน คือ สารสนเทศที่ประกอบด้วยข้อมูลผลงานและผลการปฏิบัติงานของบุคลากรรายบุคคล ตลอดจนวิธีการใช้ในการวัดและประเมินผลด้วย
1.5 สารสนเทศด้านการจ่ายเงินเดือน คือ สารสนเทศที่ประกอบด้วยโครงสร้างเงินเดือน อัตราเงินเดือนของแต่ละบุคคล อัตราภาษีเงินได้ ข้อมูลค่าลดหย่อนส่วนบุคคล รวมทั้งราได้หลังหักภาษีของแต่ละบุคคล
2. สารสนเทศเชิงกลวิธี คือ สารสนเทศที่ได้รับจากการบริหารในด้านต่างๆของการบริหารทรัพยากรมนุษย์และมีการนำเสนอต่อผู้บริหารระดับกลาง ดังนี้
2.1 สารสนเทศด้านการสรรหา คือ สารสนเทศที่ประกอบด้วยแหล่งจัดหาแรงงาน ประวัติและคุณสมบัติของผู้สมัครงาน
2.2 สารสนเทศด้านการวิเคราะห์งาน คือ สารสนเทศที่ประกอบด้วยคำพรรณนาแลคุณลักษณะเฉพาะของงาน ที่ใช้อธิบายถึงทักษะ ความรู้ ประสบการณ์
2.3 สารสนเทศด้านการควบคุมตำแหน่ง คือ สารสนเทศที่ประกอบด้วยโครงสร้างตำแหน่งงาน
2.4 สารสนเทศด้านการสวัสดิการและผลประโยชน์ คือ สารสนเทศที่ประกอบด้วยรายงานค่าใช้จ่ายเกี่ยวกับค่าสวัสดิการ ค่าตอบแทนและเงินชดเชย รายงานการใช้สิทธิ
2.5 สารสนเทศด้านการพัฒนาและฝึกอบรม คือ สารสนเทศที่ประกอบด้วยแผนการฝึกอบรม รายชื่อหลักสูตร รายชื่อวิทยากร
3. สารสนเทศเชิงกลยุทธ์ คือ สารสนเทศที่ได้รับจากการวางแผนงานของผู้บริหารระดับสูงอีกทั้งมีการกำหนดเป้าหมายของการบริหารทรัพยากรมนุษย์ในระยะยาว โดยจำแนกประเภทของสารสนเทศเชิงกลยุทธ์ได้เป็น 2 ประเภท คือ
3.1 สารสนเทศด้านการวางแผนอัตรากำลัง ซึ่งถือเป็นส่วนหนึ่งของการวางแผนทรัพยากรมนุษย์
3.2 สารสนเทศด้านการเจรจาต่อรอง ถือเป็นภาระงานหนึ่งของผู้บริหารระดับสูง
กระบวนการทางธุรกิจของระบบสารสนเทศ จำแนกระบบย่อยได้ 8 ระบบ ดังนี้
1. ระบบวางแผนอัตรากำลังคน ถูกใช้เป็นเครื่องมือกำหนดความต้องการบุคลากรขององค์การ ในส่วนอัตรากำลังคน และคุณสมบัติของบุคลากรที่ตรงกับความต้องการของแต่ละงาน
2. ระบบวิเคราะห์งาน จะครอบคลุมถึงกระบวนการด้านการวิเคราะห์งาน และการควบคุมตำแหน่งงาน ซึ่งเป็นกิจกรรมที่ต่อเนื่องมาจากกิจกรรมของการวางแผนอัตรากำลังคนซึ่งจำเป็นต้องใช้สารสนเทศจากภายนอกส่วนหนึ่ง
3. ระบบการสรรหาและคัดเลือก จะครอบคลุมถึงกระบวนการด้านการสรรหาและคัดเลือก ก่อนที่จะบรรจุเข้าทำงาน ซึ่งเป็นกิจกรรมที่ต่อเนื่องจากการวิเคราะห์งานและการควบคุมตำแหน่ง
4. ระบบบุคลากร จะครอบคลุมถึงกระบวนการด้านการบรรจุเข้าทำงาน การลงทะเบียนประวัติบุคลากร แลการบันทึกเวลาเข้า – ออก ซึ่งสารสนเทศที่ได้จากระบบบุคลากร จำเป็นต้องใช้ตลอดอายุการทำงานของบุคลากรแต่ละคน
5. ระบบค่าจ้างและเงินเดือน จะครอบคลุมถึงกระบวนการด้านการจ่ายค่าจ้างและเงินเดือน รวมทั้งการคำนวณภาษีเงินได้บุคคลธรรมดา โดย ที่ระบบจ่ายค่าจ้างและเงินเดือนของแต่ละองค์การอาจแตกต่างกันไป และเงื่อนไขในการคิดคำนวณรายได้สุทธิเพื่อนำมาคำนวณเงินเดือนจ่ายบุคลากรก็ อาจแตกต่างกันไปแล้วแต่นโยบายด้านการจ่ายค่าจ้างเงินเดือนของแต่ละองค์การ
6. ระบบประเมินผลการปฏิบัติงาน จะครอบคลุมถึงกระบวนการด้านการประเมินผลการปฏิบัติงาน และการรับเงินเดือนในขั้นพื้นฐาน ตลอดจนนำสารสนเทศที่ได้มาเป็นข้อมูลนำเข้าของการพัฒนาและฝึกอบรม การเลื่อนชั้นตำแหน่ง หรือแม้กระทั่งการโยกย้ายงานไปปฏิบัติหน้าที่ในตำแหน่งอื่น
7. การพัฒนาและฝึกอบรม ในส่วนนี้จะครอบคลุมถึงกระบวนการในส่วนการจัดทำแผนการพัฒนาและฝึกอบรมรวมทั้งการดำเนินการฝึกอบรมบุคลากร โดย จะถือเป็นหน้าที่สำคัญอย่างหนึ่งของการบริหารทรัพยากรมนุษย์ที่ต้องพัฒนาและ ฝึกอบรมบุคลากรให้เป็นผู้มีความรู้และความสามารถทำงานได้อย่างเต็มศักยภาพ
8. ระบบสวัสดิการและผลประโยชน์ จะครอบคลุมถึงกระบวนการวางแผนด้านผลประโยชน์ของบุคลากร และการจ่ายค่าสวัสดิการบุคลากร ตลอดจนผลประโยชน์อื่น ซึ่งนอกเหนือจากค่าจ้างแรงงาน เพื่อเป็นการธำรงรักษาบุคลากรให้มีขวัญและกำลังใจในการทำงาน
เทคโนโลยีทางการบริหารทรัพยากรมนุษย์ แบ่งเป็น 3 หัวข้อย่อย คือ
1. โปรแกรมสำเร็จรูปด้านการบริหารทรัพยากรมนุษย์ คือ ซอฟต์แวร์เชิงพาณิชย์ประเภทหนึ่งที่วางขายอยู่ในตลาดซอฟต์แวร์ซึ่งถูกพัฒนาขึ้นใช้เฉพาะกับงานด้านการบริหารทรัพยากรมนุษย์ โปรแกรมสำเร็จรูปด้านการบริหารทรัพยากรมนุษย์มี 3 ประเภท ดังนี้
1.1 โปรแกรมบันทึกเวลาการทำงาน จะ ต้องอาศัยการทำงานร่วมกันของฮาร์ดแวร์ละซอฟต์แวร์ระบบการบันทึกเวลาการทำงาน เพื่อจัดการดูแลการปฏิบัติงานของบุคลากรตามหน้าที่ซึ่งได้รับมอบหมาย
1.2 โปรแกรมการจ่ายเงินเดือน มักจะเป็นการรวมสามมอดูลเข้าด้วยกันอันได้แก่ มอดูลบุคลากร มอดูลการลางานและมอดูลการจ่ายเงินเดือน
1.3 โปรแกรมการบริหารทุนด้านมนุษย์ ขอบกตัวอย่างโปรแกรมพีเพิลซอฟต์ เอ็นเตอร์ไพรส์ ของ บริษัท ออราเคิล จำกัด ที่พัฒนาโปรแกรมบริหารทุนด้านมนุษย์ โดยนำแบบฉบับของวิธีปฏิบัติที่ดีที่สุของการบริหารทรัพยากรมนุษย์
2. การใช้อินทราเน็ต อินทราเน็ต คือ ระบบเครือข่ายที่ถูกสร้างขึ้นเพื่อใช้งานเฉพาะภายในองค์การ การพัฒนาอินทราเน็ตจะตั้งอยู่บนพ้นฐานของมาตรฐานผลิตภัณฑ์อินเตอร์เน็ต และเวิล์ดไวด์เว็บ นอกจากนี้อินทราเน็ตยังเป็นตัวเลือกหนึ่งที่ทรงพลังอำนาจด้านการสื่อสารภายในองค์การ การใช้อินทราเน็ตสามารถลดปริมาณกระดาษลงอย่างเห็นได้ชัด เนื่องจากข้อมูลและสารสนเทศต่างๆจะถูกแสดงบนน้าจอคอมพิวเตอร์
3. การบริหารทรัพยากรมนุษย์ทางอิเล็กทรอนิกส์ จำเป็นต้องสื่อสารกับบุคคลภายนอกด้วย เช่น ผู้สมัครงาน สถาบันการศึกษา อินเตอร์เน็ต คือ เทคโนโลยีที่ใช้สำหรับการสื่อสารและการประสานงานระหว่างบุคคลภายในและภายนอกองค์การ โดยมีการพัฒนาระบบสารสนเทศบนเว็บเพื่อรองรับกระบวนการทำงานด้านการบริหารทรัพยากรมนุษย์ทางอิเล็กทรอนิกส์ โดยเฉพาะเว็บศูนย์รวมด้านทรัพยากรมนุษย์ที่ใช้เป็นแหล่งประชาสัมพันธ์การสมัครงาน บริการว่าจ้างงานออนไลน์ รายละเอียดของการบริหารทรัพยากรมนุษย์ทางอิเล็กทรอนิกส์มีหัวข้อย่อย คือ
3.1 การจัดองค์การเสมือน คือ รูปแบบองค์การที่มีการใช้เทคโนโลยีสารสนเทศที่มีประสิทธิภาพทันสมัย
3.2 การสรรหาอิเล็กทรอนิกส์ คือ กระบวนการเสาะหา ทดสอบ และตัดสินใจสำหรับการว่าจ้างงานขององค์การผ่านเว็บไซต์บนอินเตอร์เน็ต ที่สามารถใช้โปรแกรมค้นหา ใบประวัติส่วนตัว ประสบการณ์ การศึกษาและการทำงาน ซึ่งมีอยู่จำนวนมากบนเว็บไซต์และทำการคัดเลือกผู้สมัคร ซึ่งมีคุณสมบัติที่เหมาะสมกับความต้องการของตำแหน่งงาน
3.3 เว็บศูนย์รวมด้านการบริหารทรัพยากรมนุษย์ ข้อ ได้เปรียบหนึ่งของเว็บศูนย์รวมหรือเว็บท่า คือ มีสารสนเทศจำนวนมากที่สามารถนำมาใช้เป็นข้อเปรียบเทียบด้านการบริหาร ทรัพยากรมนุษย์ทั้งในรูปแบบของเว็บศูนย์รวมที่เป็นส่วนตัวขององค์การใด องค์การหนึ่ง และเว็บศูนย์รวมสาธารณะ ซึ่งประกอบด้วยการใช้เครื่องมือต่างๆ
3.4 การประเมินผลการปฏิบัติงานทางอิเล็กทรอนิกส์ เจ้าหน้าที่ควบคุมงานมีหน้าที่ประเมินผลผู้ใต้บังคับบัญชาโดยบันทึกผลการประเมินลงบนแบบฟอร์มอิเล็กทรอนิกส์ สารสนเทศที่ได้จากการประมวลผลจะสามารถใช้ในงานด้านการตัดสินใจ
3.5 การ เรียนอิเล็กทรอนิกส์ คือ เทคโนโลยีหนึ่งที่นำมาใช้ในงานด้านการพัฒนาและฝึกอบรมบุคลากร ซึ่งในเริ่มแรกจะต้องมีการวางแผนชั้นเรียนและพัฒนาโปรแกรมการฝึกอบรมตามความ ต้องการขององค์การและบุคลากรในองค์การ โดยระบบที่ทันสมัยอาจมีการสร้างแผนการพัฒนาบุคลากรรายบุคคล การ เรียนอิเล็กทรอนิกส์จึงถือเป็นรูปแบบหนึ่งของการเรียนรู้รายบุคคลซึ่งถูกนำ มาใช้อย่างแพร่หลาย เพื่ออธิบายคำสอนผ่านเทคโนโลยีดิจิทัล โดยรูปแบบของการเรียนอิเล็กทรอนิกส์จะมี 2 รูปแบบ คือ
1. การสื่อสารแบบประสานเวลา โดยผู้เรียนและผู้สอนจะอยู่ในช่วงเวลาเดียวกันของการสอนและสามารถโต้ตอบกันได้
2. การสื่อสารแบบไม่ประสานเวลา ผู้สอนและผู้เรียนจะไม่สามารถโต้ตอบกันได้ภายในเวลาหรือสถานที่เดียวกัน
( เอกสารอ้างอิง รุจิจันทร์ พิริยะสงวนพงศ์. สารสนเทศทางธุรกิจ. )
ไม่มีความคิดเห็น:
แสดงความคิดเห็น